Ventajas de las ferias y eventos virtuales

6 razones por las que este tipo de eventos han llegado para quedarse

La llegada del Coronavirus y todas las limitaciones que nos ha traído consigo, ha hecho que perdamos el miedo, ese muro imaginario que nos ponemos ante lo desconocido, a las videollamadas y reuniones virtuales. El habernos visto forzados a tener que utilizar este medio para saciar nuestras necesidades sociales durante la cuarentena, ha provocado que lo que antes era un medio utilizado únicamente por los más jóvenes se haya extendido a la práctica totalidad de la sociedad.

La ruptura de esa barrera unido a la imposibilidad de celebrar eventos con grandes aglomeraciones de personas, han hecho de las ferias y eventos virtuales la solución óptima para no tener que renunciar de manera definitiva a este tipo de reuniones.

A continuación, vamos a desgranar las que, en nuestra opinión, son las 6 razones de más peso por las que creemos que este tipo de eventos van a perdurar más allá de la pandemia.

Maximización de la seguridad

En primer lugar, teniendo en cuenta el contexto global por el que atravesamos, las ferias y eventos virtuales son la solución más segura para evitar las grandes aglomeraciones de personas que se suelen dar en la versión presencial de estos eventos. La necesidad de evitar el contacto físico es precisamente el principal motivo por el que este tipo de eventos virtuales se ha posicionado como una solución óptima para sustituir a todas las ferias y eventos presenciales que han tenido que ser cancelados.

Además del tema de la seguridad sanitaria, este tipo de eventos también minimizan los riesgos de cancelación que existen por agentes externos que pueden poner en peligro su celebración; como son las condiciones climáticas adversas, las alertas de terrorismo, las huelgas de transporte… Por ejemplo, una gran nevada como la que nos ha traído la borrasca Filomena a Madrid la última semana, nos hubiera obligado a tener que posponer o cancelar nuestra feria o evento.

Mayor flexibilidad

Con los eventos y ferias virtuales dejamos de depender de disponibilidades de espacios, proveedores, empresas, ponentes… Se minimiza el impacto de todos estos agentes para su celebración pudiendo tener una libertad más amplia para elegir las fechas y horarios que creamos que pueden potenciar más el evento.

Con respecto a los asistentes, sucede exactamente lo mismo. Por un lado, ahorramos todo ese tiempo que supone a veces tener que desplazarnos y la preparación del propio viaje y ese tiempo lo podemos emplear en preparar mejor las reuniones y el propio planning para el evento virtual. Por otro lado, es mucho más cómodo el poder conectarnos desde cualquier lugar y que al finalizar podamos desconectarnos y retomar nuestra vida con total normalidad sin que lo personal se vea salpicado.

Todo lo anterior ayuda a que podamos lograr un mayor alcance de nuestro evento y que existan menos barreras para que puedan asistir un mayor número de personas interesadas.

Ahorro en costes

Como organizadores, vamos a obtener un gran ahorro en costes y logística de celebración (alquileres, servicios externos como seguridad o azafat@s, montaje…). La mayor parte del presupuesto va a tener que destinarse al desarrollo de la plataforma y a comunicación, pero, en cualquier caso, el ahorro siempre va a ser considerable.

Este ahorro en costes, podemos invertirlo por ejemplo en un plantel de ponentes de más prestigio que haga que el interés por inscribirse sea mayor o en contar con los mejores expertos en branding o marketing que hagan que el alcance de nuestro evento llegue a cotas insospechadas anteriormente. O, teniendo en cuenta que la herramienta estaría ya creada, podríamos plantear aumentar la frecuencia de celebración pasando de uno anual a dos anuales o uno trimestral. Las posibilidades son infinitas.

Pero, además, la comodidad y el ahorro de costes en aspectos tales como el alojamiento o los desplazamientos, por ejemplo, posibilitan que las empresas puedan plantearse inscribir y que acudan un mayor número de emplead@s.

A medida

Existen posibilidades infinitas tanto para el diseño de los stands como de la propia feria o evento, y numerosas empresas han desarrollado soluciones con diferentes niveles de realismo. El nivel de complejidad en desarrollo y diseño va a venir marcado sobre todo por dos factores: el presupuesto y los plazos de ejecución.

El grado de personalización o customización es muy amplio, y se puede adaptar a la perfección a las necesidades de cada feria o empresa. Como el abanico de soluciones o herramientas que hemos podido observar hasta el momento es tan amplio, trataremos más en profundidad este tema en un post futuro.

Medición más fácil

Otra de las grandes ventajas de las ferias virtuales con respecto a las tradicionales, consiste en la capacidad que otorga a las empresas y a los organizares de monitorizar el comportamiento de los usuarios y exprimir prácticamente cualquier dato que pudiera resultar de interés.

Imaginemos poner un chip a cada asistente a ferias que entra en un palacio de congresos, pues en el mundo virtual sucede exactamente eso: vamos a poder obtener en tiempo real el perfil de los asistentes (demográfico, social, cultural…) y su comportamiento, el tiempo que pasan en cada stand, el número de contactos que establecen, la cantidad de reuniones, sus duraciones y su grado de satisfacción.

En definitiva, si sabemos utilizar estos recursos, vamos a obtener datos de un valor incalculable para poder mejorar la prospección comercial de nuestra empresa.

Ecofriendly

Por último, hemos querido también tener en cuenta el factor ecológico, que cada vez adquiere más peso en las empresas debido a la mayor concienciación de la sociedad y, en consecuencia, de sus potenciales clientes.

La huella ecológica es mucho menor debido a la menor generación de residuos, a la gran cantidad de desplazamientos que evitamos, la presentación de documentación en digital… Además, permite el reaprovechamiento de los stands y expositores para web y otros eventos pudiendo darles un nuevo restyling sin tener que desechar los anteriores.

Las ferias virtuales son mucho más ecofriendly que cualquier feria presencial que podamos imaginar.

En resumen, este tipo de evento, en su versión virtual cuenta con ventajas de gran peso sobre las ediciones presenciales para ser muy tenidas en cuenta de cara a futuro.

En próximos posts, trataremos otros aspectos relativos a este tipo de eventos, desgranaremos más en profundidad los diferentes tipos de ferias, en cuanto a tecnología y temática a utilizar, basándonos en nuestra experiencia y observando la utilización en el mercado de esta nueva tendencia.

¡Hasta pronto!